Lidentification de la durée de conservation des traitements La définition de la durée de conservation relève de l'analyse de conformité que le responsable doit mener pour son traitement. Dans certains cas, la durée de conservation est fixée par la règlementation (par exemple, l'article L3243-4 du Code du travail impose à l'employeur de conserver un double
Jusqu’à l’entrée en vigueur du RGPD, la question de la conservation des bulletins de salaire ne posait guère de question au sein des entreprises. Ceux-ci étaient conservés sans limitation de durée, que ceux-ci soient remis en papier ou de façon dématérialisée. L’audit RGPD nourrit les interrogations en la matière et certaines précisions s’imposent, notamment en matière de fixation des durées de conservation des bulletins de salaire. La Loi El KHOMERI entrée en vigueur au 1 er janvier 2017, a facilité la dématérialisation des bulletins de salaire qui peut être mis en place sans accord préalable du salarié, celui-ci pouvant toutefois s’y opposer article L. 3243-2 du Code du Travail. Pour autant, cette dématérialisation s’accompagne de l’obligation de conserver les bulletins de salaire -soit pendant une durée de cinquante ans ;-soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5, augmenté de six ans .... » Article D3243-8 du code du travail. Dans le même temps, le code du travail fixe la durée de conservation des bulletins de salaire sous forme électronique pendant cinq ans » article L. 3243-4 du Code du Travail. Ces 5 ans correspondent à la durée légale de prescription des actions personnelles en matière civile. Alors, quel délai retenir ? En réalité, les deux délais doivent être retenus ; 5 ans , c’est le délai retenu de conservation des documents au sein de l’entreprise. Au delà de ce délai, les bulletins de salaire ne doivent pas être accessibles directement par la société, mais pas forcément effacés. Quelle société n’a pas reçu une demande d’un ancien salarié dans le cadre de sa reconstruction de carrière pour faire valoir ses droits à la retraite ? Nous sommes d’avis de permettre ce service aux salariés ou anciens salariés en archivant ces bulletins de salaires dans une archive non directement accessible et bénéficiant d’un niveau de protection satisfaisant. 50 ans , c’est le délai de conservation en cas de transmission dématérialisée du bulletin de salaire. Cette transmission oblige l’employeur à sous-traiter cette conservation par l’un des prestataires visé par .Le salarié aura donc son propre accès à l’ensemble de ses bulletins de salaire sur le site du prestataire choisi. Ces deux durées de conservation ne sont donc pas incompatibles, mais complémentaires. C’est simple, non ?Conservationde la fiche de paie. La durée de conservation des fiches de paie par l’employeur est également une règle à respecter. Il est nécessaire de conserver les bulletins de salaire pendant au moins 5 ans. L'employeur a aussi le devoir de les rendre disponibles pendant une durée de 50 ans, ou jusqu’à ce que le salarié atteigne
Depuis le 1er janvier 2017, la dématérialisation des fiches de paie est officiellement entrée en vigueur dans le cadre de la loi travail. Alors qu’auparavant, l’utilisation d’un bulletin de paie dématérialisé par l’employeur était possible mais soumis à l’accord du salarié, l’entreprise peut à présent remettre librement des bulletins de salaire sous cette forme sauf en cas d’opposition claire du salarié. Toutefois, l’utilisation d’un e-bulletin de paie est soumise à certaines conditions voici justement 5 précautions à prendre pour les employeurs afin de respecter la législation. 1 Informer les salariés En cas de transition entre papier et bulletin de paie électronique, il est nécessaire de prévenir les salariés concernés de ce futur changement, et ce au moins 1 mois à l’avance. Par ailleurs, le droit du salarié à s’opposer à cette transition doit être mentionné et les délégués du personnel s’il y a lieu doivent être informés préalablement du changement. À noter que le salarié peut faire part de son opposition à tout moment avant ou après la remise du premier e-bulletin et que sa demande devra être prise en compte dans un délai de 3 mois. 2 Garantir la confidentialité de la fiches de paie dématérialisée L’employeur doit transmettre les bulletins de salaire dématérialisés au salarié dans des conditions qui garantissent la confidentialité des informations contenues dans le document, ainsi que leur intégrité. Le e-bulletin peut notamment être conservé dans un coffre-fort numérique pour garantir que ses données d’origine ne seront pas modifiées d’une quelconque façon. 3 Assurer la disponibilité du bulletin de paie dématérialisé L’employeur doit faire en sorte que la fiche de paie électronique soit disponible et accessible pour le salarié pendant une durée de 50 ans ou bien jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans. En cas de cessation d’activité, le service de mise à disposition des bulletins de salaire ou l’entreprise si elle les conserve elle-même doit informer les salariés 3 mois avant la fermeture afin qu’ils puissent récupérer leurs fiches. 4 Assurer la facilité d’accès des e-bulletins de paie Le salarié doit pouvoir accéder et récupérer simplement sans manipulations complexes et répétitives ses bulletins de salaire électroniques. Ces derniers doivent aussi être enregistrés dans un format commun et bien structuré. 5 Lier les bulletins au compte personnel d’activité Le service en ligne associé au CPA Compte Personnel d’Activité doit permettre au salarié qui en est titulaire d’accéder à toutes ses fiches de paie dématérialisées. Il est de la responsabilité de l’entreprise ou du prestataire agissant pour elle de garantir l’accès aux e-bulletins via ce service. Maintenant que vous connaissez les principales obligations des employeurs vis-à -vis de leurs salariés pour mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie, vous pouvez opter pour les fiches de paie électroniques en toute tranquillité et ainsi réduire la paperasse. Et si la gestion de la paye est toujours un casse-tête, vous pouvez aussi utiliser un logiciel de paie pour vous simplifier la vie.
Deplus, il faut que le bulletin de salaire dématérialisé soit conservé cinq ans par l’employeur. Pour le salarié, la durée est illimitée. Pour le salarié, la durée est illimitée. Enfin, le passage au tout numérique implique une phase de double diffusion (papier et électronique) en fonction des choix des salariés ce qui peut engendrer des coûts supplémentaires et une gestion
Bulletin 8-4 - Participation employeur santé ou/et prévoyance titulaire CNRACL Collectivité + 20 agents FNAL à 0,50 % et pas d’indemnité de résidence Participation employeur 15 € bruts par mois versée directement au fonctionnaire TitulaireTemps completRédacteurIM 377NBI 10ZR 31er au 31/07/2016 Resp. serv. populationSFT 2 Éléments de paieBase de calculPart salarialePart patronaleTauxMontantTauxMontantTraitement de base Nouvelle bonification Supplément familial de traitement2 Indemnité de fonction Trannsfert primes/points Cat. B Participation employeur prévoyance 15 € bruts versés à l’agent Brut Cotisation allocations familiales TIB + NBI FNAL + 20 salariés maladie régime solidarité déductible 2 267,91 - 15 x 98,25 % + 98,25 % bruts + 100 % part employeur prévoyance 2 Cotisation CNRACL sur TBI et RAFP plafond 20 % TIB 7 ATIACL 5 de solidarité chômage 6 Cotisation obligatoire centre de additionnelle centre de santé centre de imposable brut - cot. 3 Prévoyance complémentaire 1 Titres-restaurant 4 Contribution sociale généralisée non déductible 2 CRDS 2 Total des retenues HeuresBrutAv. en natureNet fiscalNet imposableNET À € 3 1 Prévoyance complémentaireAgent a choisi de cotiser à raison de 1,20 % du TIB + cotisation ne sera pas déductible du revenu imposable car adhésion employeur considérée comme un complément de salaire par l’Urssaf voir fiche 2-2/11 car adhésion facultative des agents, même si convention de ici 15 € versés directement à l’agent entre donc dans la base soumise à cotisations sociales pour un fonctionnaire CNRACL, CSG et CRDS sans d’assujettissement au forfait social qui a remplacé la taxe de prévoyance de 8 % car adhésion individuelle facultative des agents et donc soumis à toutes les cotisations et contributions.Attention certaines Urssaf considèrent que la participation employeur est exonérée de charges, mais elle devient alors soumise au forfait social chaque agent peut choisir d’adhérer, donc théoriquement pas d’exo..2 CSG/CRDSL’assiette intègre le brut sans la participation prévoyance avec abattement + participation employeur à la prévoyance ici 15 € sans abattement 2 252,91 € x 98,25 % + 15 € = 2 228,48 €. 3 Net imposablePart agent au titre de la prévoyance non déductible du revenu imposable car adhésion participation de l’employeur ici 15 € bruts – CSG déductible est considérée comme un complément de salaire et rentre donc dans la base imposable. 4 Titres-restaurantLa collectivité alloue des titres-restaurant dans les limites paie sa part déduit sur bulletin de d’impact sur net imposable ni sur dépassement participation employeur au-delà 60 % valeur ticket et/ou plafond montant autorisé considéré comme complément salaire et soumis à cotisations et impôt voir fiche 2-2/10. 5 ATIACLAssiette TIB uniquement – pas la NBI. Taux 0,4 % à compter du 6 FDS fonds de solidaritéAssujettissement si TIB + NBI + IR - cotis. CNRACL - RAFP sur IR > traitement correspondant à l’IM 309 1 439,35 € au 1er jjuillet 2016 1 756,09 + 46,58 - 179,19 - 17,56 = 1 605,92 > 1 439,35 donc de prise en compte de la part patronale dans l’assiette considéré comme prestation sociale réponse FDS.Cotisation salariale prévoyance non déductible de l’ brut - participation employeur prévoyance facultative - cotis. CNRACL - cotis. RAFP 2 267,91 - 15 - 179,19 - 17,56 = 2 056,16 7 RAFPL’assiette correspond à l’ensemble des éléments de rémunération soumis à CSG perçus au cours de l’année civile et non soumis à cotisation RAFP indique que la participation employeur entre dans l’assiette si elle est versée à l’agent, ce qui est le cas dans cet exemple, dans la limite de 20 % du TIB. Collectivité + 20 agents FNAL à 0,50 % et pas d’indemnité de résidence Participation employeur 15 € nets versée directement au fonctionnaire TitulaireTemps completRédacteurIM 377NBI 10ZR 31er au 31/07/2016 Resp. serv. populationSFT 2 Éléments de paieBase decalculPart salarialePart patronaleTauxMontantTauxMontantTraitement de base Nouvelle bonification Supplément familial de traitement2 Indemnité de fonction Transfert primes/points Cat. B Participation employeur prévoyance 15 € nets versés à l’agent réintégration charges salariales soit 8 % CSG/CRDS Brut Cotisation allocations familiales TIB + NBI FNAL + 20 salariés maladie régime solidarité déductible 2 269,21 - 16,30 x 98,25 % +16, 98,25 % bruts + 100 % part employeur prévoyance 2 Cotisation CNRACL sur TBI et RAFP plafond 20 % TIB 7 ATIACL 5 de solidarité chômage 6 Cotisation additionnelle centre de santé centre de obligatoire centre de imposable brut - cot 3 Prévoyance complémentaire 1 Titres-restaurant 4 Contribution sociale généralisée non déductible 2 CRDS 2 Total des retenues HeuresBrutAv. en natureNet fiscalNet imposableNET À € 8 3 1 Prévoyance complémentaireAgent a choisi de cotiser à raison de 0,9 % du TIB + cotisation ne sera pas déductible du revenu imposable car adhésion employeur considérée comme un complément de salaire par l’Urssaf voir fiche 2-2/11 car adhésion facultative des agents, même si convention de ici 15 € nets soit 16,30 € brut versés directement à l’agent entre donc dans la base soumise à cotisations sociales pour un fonctionnaire CNRACL, CSG et CRDS sans d’assujettissement au forfait social qui a remplacé la taxe de prévoyance de 8 % car adhésion individuelle facultative des agents et donc soumis à toutes les cotisations et contributions. 2 CSG/CRDSL’assiette intègre le brut sans la participation prévoyance avec abattement + participation employeur à la prévoyance ici 15 € nets reconstitués en bruts soit 8 % CSG/CRDS représentent 16,30 € sans abattement 2 252,91 € x 98,25 % + 16,30 € = 2 229,78 €. 3 Net imposablePart agent au titre de la prévoyance non déductible du revenu imposable car adhésion participation de l’employeur ici 16,30 € bruts est considérée comme un complément de salaire et rentre donc dans la base imposable. 4 Titres-restaurantLa collectivité alloue des titres-restaurant dans les limites paie sa part déduit sur bulletin de d’impact sur net imposable ni sur dépassement participation employeur au-delà de 60 % valeur titre et/ou plafond montant autorisé considéré comme complément salaire et soumis à cotisations et impôt voir fiche 2-2/10. 5 ATIACLAssiette TIB uniquement – pas la NBI. Taux 0,4 % à compter du 01/01/2013. 6 FDS fonds de solidaritéAssujettissement si TIB + NBI + IR - cotis. CNRACL - RAFP sur IR > traitement correspondant à l’IM 309 1 439,35 € au 1er juillet 2016 1 756,09 + 46,58 – 179,19 – 17,56 = 1 605,92 > 1 439,35 donc de prise en compte de la part patronale dans l’assiette considéré comme prestation sociale réponse FDS.Cotisation salariale prévoyance non déductible de l’ brut - participation employeur prévoyance facultative - cotis. CNRACL - cotis. RAFP 2 269,21 - 16,30 - 179,19 - 17,56 = 2 056,16 7 RAFPL’assiette correspond à l’ensemble des éléments de rémunération soumis à CSG perçus au cours de l’année civile et non soumis à cotisation RAFP indique que la participation employeur entre dans l’assiette si elle est versée à l’agent, ce qui est le cas dans cet exemple, dans la limite de 20 % du TIB. 8 NET A PAYERDans ce cas, le net à payer est inférieur de 1,20 € qui correspond aux charges sociales sur la participation de l’employeur 8 % sur la différence de 1,30 € brut.Cas ci-dessus 15 € 15 € nets soit 16,30 € bruts.
Lemployeur arrête les conditions dans lesquelles il garantit la disponibilité pour le salarié du bulletin de paie émis sous forme électronique : soit pendant une durée de cinquante
Pourquoi dois-je les conserver ?Ces fiches pratiques vous sont fournies par les Assistantes Privées Votre Assistant Privé dont le métier est d’aider les particuliers dans la gestion de certains aspects de leur vie privée notamment en ce qui concerne les démarches est très souhaitable de conserver soigneusement vos bulletins de salaire tout au long de votre vie professionnelle. Bien sûr, votre employeur a déclaré chaque année à la Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse votre durée de travail et votre rémunération, grâce à la déclaration annuelle de données sociales » DADS que doivent remplir toutes les entreprises. Mais un oubli ou une erreur sont toujours possibles. Vous vous en rendrez compte en examinant votre relevé de carrière voir notre service d’aide à la reconstitution de carrière. Il vous suffira alors de produire vos bulletins de salaires pour rétablir les trimestres oubliés ou corriger les montants pourquoi Officéo pose un service de numérisation de vos bulletins de salaires fiches de paie Un Assistant Privé vient chez vous pour numériser l’ensemble de vos bulletins de proposons en plus de cela de vous ouvrir gratuitement un coffre-fort électronique pour stocker ces bulletins de en savoir plus sur notre offre générale de numérisation de en savoir plus sur notre coffre-fort d’information sur le service d’aide à la conservation des papiers consulter toutes nos fiches pratiques, c’est par ICI !
Lorsdu paiement du salaire, l'employeur remet aux personnes mentionnées à l'article L. 3243-1 une pièce justificative dite bulletin de paie. Il ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.
LeCode du travail comporte plusieurs dispositions relatives à la conservation du bulletin de salaire par l’employeur, et indique notamment que « l’employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés pendant cinq ans ». Le bulletin de paie, lui, « comporte en caractères apparents une mention incitant le salarié à le[FICHE DE PAIE] L'employeur a l'obligation de fournir une fiche de paie au salarié. Mentions obligatoires, forme, lecture… Ce document peut être complexe à comprendre. Qu'est-ce qu'une fiche de paie ? La fiche de paie, aussi appelée "bulletin de salaire" ou "bulletin de paie", est un document remis chaque mois par l’employeur au salarié. Elle fait figurer un certain nombre d’informations, dont la rémunération mensuelle du salarié. La remise d’une fiche de paie est obligatoire un employeur qui ne remet pas ce document encourt une amende de 450 euros par salarié et par fiche de paie non remise, voire le versement de dommages et intérêts aux salariés concernés. Quelles sont les mentions obligatoires dans une fiche de paie ? Selon le Code du travail, les mentions qui doivent figurer sur la fiche de paie sont les suivantes identification de l'employeur et du salarié nom et adresse de l'employeur, code APE ou code NAF, numéro Siret ; convention collective de branche applicable au salarié ou référence au Code du travail qui concerne la durée des congés payés et les délais de préavis ; nom, emploi du salarié, niveau ou coefficient hiérarchique ; période et nombre d'heures de travail avec distinction des heures au taux normal et des heures supplémentaires avec mention des taux appliqués aux heures correspondantes ; nature et volume du forfait auquel se rapporte le salaire des salariés au forfait ; nature de la base de calcul du salaire si cette base de calcul n'est pas la durée du travail ; nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales ; rémunération brute du salarié ; montant et assiette des cotisations et contributions sociales à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ; taux des cotisations et contributions sociales à la charge du salarié avant déduction des exonérations et exemptions ; nature et montant des autres versements et retenues ; montant effectivement versé au salarié ; date de paiement ; dates de congé et montant de l'indemnité de congés payés ; montant des cotisations de protection sociale ; montant total des exonérations et exemptions de cotisations et contributions sociales ; montant total versé par l'employeur ; montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie ; montant net à payer avant impôt sur le revenu ; montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ; montant net imposable servant de base au calcul du prélèvement à la source ; cumul annuel des montants nets imposables servant de base au calcul du prélèvement à la source ; cumul annuel des montants de l'impôt sur le revenu prélevé à la source ; montant net des heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées ; cumul annuel des montants d'heures complémentaires et/ou supplémentaires exonérées ; mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail rubrique cotisations salariales ; mention incitant le salarié à conserver le bulletin de paie sans limitation de durée ; nombre d'heures indemnisées en cas d'activité partielle. Où trouver sa fiche de paie ? Depuis 2017, la fiche de paie est remise sous forme dématérialisée au salarié, par e-mail ou sur un espace en ligne sécurisé. Le salarié peut toutefois demander à son employeur de lui remettre la fiche de paie au format papier. Dans ce cas, le salarié vient chercher sa fiche de paie ou la reçoit par La Poste. La fiche de paie est divisée en plusieurs parties. Les informations sur l’employeur et le salarié, où figurent notamment les coordonnées de l’employeur et du salarié, le type de contrat du salarié, son poste ou encore sa période d'emploi. La rémunération, avec toutes les sommes versées par l’employeur avant déduction des cotisations salaire de base, heures supplémentaires, primes, congés payés, indemnités de congés payés, avantages en nature, etc.. Les taxes et cotisations sociales santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille, chômage et autres cotisations dues par l’employeur. Synthèse cette partie est la plus importante, puisqu’elle fait figurer le salaire net du salarié, c’est-à -dire le salaire touché après paiement des cotisations, des taxes et de l’impôt sur le revenu. Dans cette rubrique figurent aussi les congés payés acquis, pris et en cours d’acquisition. Pour télécharger une fiche de paie au format électronique, il suffit de se connecter à sa messagerie électronique professionnelle, puis de cliquer sur le courriel qui contient la fiche de paie en pièce jointe, et enfin de double-cliquer sur la pièce jointe. Dans certaines entreprises, la fiche de paie peut être téléchargée à partir d’un espace sécurisé fourni par l’employeur. Même s’il l’a acceptée sans réserve, un salarié dispose d’un délai de 3 ans pour contester une fiche de paie. Dans un premier temps, il peut contester la fiche de paie dans une lettre recommandée avec avis de réception à son employeur. Si l’employeur ne se conforme toujours pas à ses obligations, le salarié peut saisir le conseil des prud’hommes. Combien de temps faut-il conserver ses fiches de paie ? Il est conseillé de conserver ses fiches de paie sans limitation de durée. Si un salarié a perdu une fiche de paie, il peut demander un duplicata à son employeur. Ce dernier doit en effet garder un double de chaque fiche de paie pendant au moins 5 ans, sous format papier ou électronique. Néanmoins, rien n’oblige l’employeur à remettre un duplicata au salarié. Codedu travail > Titre VI : Salariés détachés temporairement par une entreprise non établie en France (Articles L1261-1 à L1265-1) Qu’est-ce que l’allègement des cotisations de l’employeur ?Les cotisations sociales employeurs correspondent à la part des cotisations sociales payées par l’employeur. Elles apparaissent sur la fiche de paie, c’est d’ailleurs l’une des mentions obligatoires du bulletin de à savoir les cotisations sociales sont complétées par une partie versée par le salarié, que l’on appelle les cotisations sociales définition, l’allègement des cotisations employeurs se caractérise par une diminution du montant des cotisations versées par l’employeur. L’allègement des cotisations employeurs s’applique à tous les employés en contrat de travail dont l’emploi entraîne l’affiliation à l’assurance chômage. Attention l’allègement de cotisations employeurs ne s’applique ni aux particuliers employeurs, ni à l’État, ni aux collectivités territoriales. Quelles sont les cotisations sociales concernées par l’allègement ?L’allègement des cotisations employeurs ne s’applique que pour les rémunérations inférieures à SMIC, au-delà l’allègement des cotisations patronales n’est plus possible. Par ailleurs, l’exonération des charges patronales est totale pour les salaires équivalents au SMIC. Pour les salaires supérieurs au SMIC mais inférieurs à SMIC, l’allègement suit un barème dégressif. Bon à savoir l'allègement des cotisations employeurs en 2019 s’est étendu aux cotisations patronales de retraite complémentaire et aux contributions patronales d’assurance chômage. Les charges patronales suivantes sont concernées par l’allègement Allocations familiales ; Accidents du travail ; Contribution au fond national au logement Fnal ; Solidarité autonomie CSA ; Retraite complémentaire légalement obligatoire Agirc-Arrco ; Contribution patronale d’assurance chômage taux à 4,05%. zscw.
conservation des bulletins de salaire par l employeur
